Zo los je ‘ad-hoc’ problemen in je bedrijf op!

“We zijn inmiddels geen start-up meer, we groeien hard. We zijn met z’n tweeën begonnen en we hebben nu meer dan 50 mensen in dienst en goede omzet. Met één groot probleem; als oprichters werken we te veel, de avonden, de weekenden en onze vrije dagen.” Dit is de meest gehoorde quote van ondernemers met wie ik werk. Van het verhaal van één ondernemer viel ik zelfs bijna van mijn stoel. Hij was om negen uur ‘s avonds, na de verjaardag van zijn dochter, naar zijn magazijn gereden. Er misten specifieke actiestickers in één van zijn vestigingen. Hij had ze opgehaald, persoonlijk op de producten geplakt en om twee uur ’s nachts kwam hij thuis. Een typisch ‘ad-hoc’ probleem, kenmerkend voor zijn bedrijf. Op weg terug naar huis dacht hij; “Dit is de laatste sticker die ik plak, dit gaat nergens meer over, dit moet anders kunnen.”

Hoe kom je uit deze negatieve spiraal en zorg je voor de juiste balans?

Hieronder 6 tips om uit de problemen te komen;

1. Stop! En weer door

Sta stil en maak eerst een goede analyse: wat gaat er goed in mijn bedrijf en wat niet? Als je er zelf in zit is het lastig om dit helder te zien. Vraag hiervoor de hulp van iemand die niet in jouw bedrijf actief is en brainstorm over oplossingen. Vertaal dat wat niet goed gaat direct in 3 snel te implementeren acties. Blijf niet stil staan, maak een actieplan en ga weer door.

2. Werk aan je eigen overtuiging en onderzoek; waarom los ík ad-hoc problemen op? 

Omdat het dan maar snel gedaan is? Omdat niemand anders weet hoe het moet? Omdat iedereen het al zo druk heeft? Omdat je het niemand anders toe vertrouwt? In de start-up fase, deed je alles zelf, je weet alles, je kent alles. En daar wil je nu juist vanaf! Die kennis en kunde kun je overdragen, iemand anders kan het echt. Wellicht met een eigen twist en met vallen en opstaan, maar het kan! Als jij operationele dingen blijft doen, werk je niet aan de toekomst van je bedrijf. Je laat potentieel liggen.

3. Communiceer duidelijk je verwachtingen

Vertel jouw directe team dat je zelf uit de operatie gaat en niet meer benaderd wilt worden voor het oplossen van operationele problemen. Helder en duidelijk. Tot nu toe ben jij bij ad-hoc problemen in de oplosmodus gegaan. Je wilt veranderen dus je zult moeten communiceren dat je hier vanaf wilt. Ik zie ondernemers die denken; ‘dat begrijpen ze toch wel?’, ‘dat is toch logisch dat ze zelf achter die stickers aangaan?’. Helaas, als jij altijd in de ‘ik los het wel even op’ modus bent geweest, zul je heel helder moeten zijn; ik doe dit niet meer.

4. Breng structuur aan

Een scale-up ‘anno nu’ wil zo min mogelijk werkoverleg, meetings, processen en vooral hierarchie hebben. Je wilt een innovatief, productief, kort op de bal en ‘fun’ bedrijf hebben. Toch moet ik je uit de droom halen. Een vorm van structuur is echt nodig. Zeker in een groeistuip. Maak een (efficiënte) meeting structuur, met teamoverleg en 1-op-1 meetings met jouw directe managementteam. Hou het kort en effectief. Bepaal voor elk actiepunt een deadline en iemand ‘who gets the job done’, iemand moet de verantwoordelijkheid krijgen en pakken.  Er zijn mooie programma’s voor als Trello en Basecamp die hier goed in kunnen ondersteunen.

5. Geef kaders mee en uitdagende doelen om aan te werken

Welke doelstellingen zijn er nodig voor jouw bedrijf? Maak doelstelling SMART, vooral simpel en haalbaar. Voorbeeld; meer klanten gaat zorgen voor groei van de omzet. Als dit 100 klanten in een jaar zijn, maakt dat -gemiddeld- 8,3 klanten in een maand voor jouw team. Verdeel samen de teamdoelstelling bespreek wie welke potentiële klant benadert en bepaal een deadline. Het werkt voor je team om aan doelen te werken en de resultaten te halen en te vieren! Teams hebben kaders, richtlijnen en een stip op de horizon nodig.

6. evalueer ad-hoc problemen en verbeter stap voor stap

Evalueer het incident op het juiste moment. In dit geval: Waarom ontbrak de sticker? Waar ging het mis? Gebeurt het vaker of is dit eenmalig? Wat loop je door de gemiste sticker mis? Moeten we nu kijken hoe we dit in de toekomst moeten voorkomen? Geef elkaar feedback en verbeter stap voor stap. Maar ‘choose your battles’. Niet elk probleem is een verbeterproject waard. Durf te kiezen voor het juiste.

Toch een urgent operationeel probleem?

En word je toch gebeld met een –voor de beller- urgent operationeel probleem? Overweeg eens niet op te nemen, sommige problemen lossen zich vanzelf op. Toch opgenomen? Haal adem, tel tot tien en reageer niet direct met een oplossing. Stel de wedervraag: Wat maakt dat je mij hiervoor nu belt? Wat stel jij voor hoe dit op te lossen? Wie kan dit probleem nog meer oplossen? Zie je nog andere mensen die dit op kunnen lossen? Is het echt een urgent probleem waardoor we omzet mislopen? Kortom doe een beroep op het oplossend vermogen van je team!

Tot slot: Elke minuut kun je maar één keer besteden, aan het roer van een scale-up wil je waarde toevoegen aan jouw bedrijf, je wilt werken aan de winstgevendheid, je omzet doelen, je (team)doelen. En juist niet aan dat ene stickertje dat mist. Daar heb je nou net mensen voor aangenomen!

Herkenbaar? Meld je aan voor een gratis ‘stop! en weer door’ sessie voor jouw bedrijf ter waarde van 195 euro. We kijken samen wat er goed loopt, wat er beter kan en je hebt direct 3 makkelijk te implementeren acties voor jou en je team.

Vond je dit interessant?Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.

Eens in de twee maanden sturen we je een nieuwsbrief met HR insider tips en meer. We gebruiken je aanmelding alleen daarvoor.